Un cahier des charges est-il utile pour un petit achat ?

Oui, en version courte. Une page qui décrit le besoin, les exigences et les critères de choix suffit à obtenir des devis comparables.

Faut-il indiquer son budget aux fournisseurs ?

C'est un choix. L'indiquer oriente les offres ; le taire laisse voir les écarts de prix. Le prompt vous fait trancher avant d'envoyer.

Prompts pour rédiger le cahier des charges d'un achat

Un cahier des charges d'achat décrit ce dont vous avez besoin, pas le produit que vous imaginez. Il sert à obtenir des offres que l'on peut comparer, et à vérifier à la livraison que le fournisseur a tenu ses engagements. Pour une PME, deux pages suffisent souvent. Les prompts ci-dessous font d'abord parler du besoin, puis rédiger le document, puis le relire comme le ferait un fournisseur.

Ces prompts concernent les achats entre entreprises privées. Un marché public suit ses propres règles.

Étape 1 : faire expliciter le besoin

Le plus souvent, on sait ce qu'on veut acheter mais pas ce qu'on attend précisément. Laissez l'assistant vous interroger.

Tu es acheteur dans une PME et tu m'aides à préparer un achat.
Notre entreprise : [activité, taille, sites].
Ce que nous voulons acheter : [description en une phrase, par exemple : un service de nettoyage des locaux, une machine de découpe, un logiciel de gestion des stocks].
Pourquoi maintenant : [panne, croissance, contrat qui se termine, nouvelle obligation].

Avant de rédiger quoi que ce soit, pose-moi les questions nécessaires pour définir le besoin : usage réel, volumes, contraintes du site, délais, budget, durée du contrat, personnes concernées, critères qui compteront dans le choix.
Pose-les par groupe de cinq au plus, et attends mes réponses avant le groupe suivant.

À vérifier : répondez avec des chiffres quand vous en avez (surface, nombre d'utilisateurs, quantités par mois). Là où vous n'en avez pas, dites-le : l'assistant ne doit pas les estimer à votre place.

Étape 2 : rédiger le cahier des charges

À partir de mes réponses, rédige un cahier des charges de deux pages au plus avec ces parties :
1. Présentation de l'entreprise et contexte de l'achat (5 lignes).
2. Objet de l'achat et périmètre : ce qui est inclus, ce qui est exclu.
3. Exigences, en deux listes séparées : « obligatoires » (une offre qui ne les remplit pas est écartée) et « souhaitées ».
4. Contraintes : site, horaires, accès, délais, normes que nous t'avons citées.
5. Volumes et durée.
6. Ce que l'offre doit contenir : prix détaillé, délais, garanties, références, conditions de paiement.
7. Critères de choix et leur poids : [critères et pourcentages que j'ai décidés].
8. Calendrier de la consultation : date limite de réponse [JJ/MM/AAAA], date de décision [JJ/MM/AAAA].
Écris les exigences de façon vérifiable (« intervention sous 4 heures ouvrées », pas « intervention rapide »).
N'ajoute aucune norme, certification ou exigence réglementaire que je ne t'ai pas donnée : si tu penses qu'une règle s'applique, signale-la à part pour que je vérifie.

À vérifier : relisez la liste « obligatoires ». Chaque exigence de cette liste écarte des fournisseurs : si elle n'est pas vraiment indispensable, passez-la dans « souhaitées ».

Étape 3 : relire du point de vue du fournisseur

Voici le cahier des charges :
"""
[texte]
"""
Joue le rôle d'un fournisseur sérieux qui doit chiffrer ce besoin.
Liste les questions que tu poserais avant de pouvoir faire une offre précise, et les passages qui te pousseraient à ajouter une marge de sécurité dans ton prix parce qu'ils sont flous.

Chaque question listée est une question que vous recevrez, ou une hypothèse que le fournisseur fera sans vous la dire.

Exigence floue, exigence vérifiable

Formulation floue	Formulation vérifiable
« Matériel de qualité professionnelle »	« Garantie constructeur de 3 ans sur site, pièces et main-d'œuvre »
« Intervention rapide »	« Intervention sur site sous 4 heures ouvrées »
« Formation des utilisateurs »	« Une demi-journée de formation pour 6 personnes, dans nos locaux »
« Prix compétitif »	« Prix détaillé par poste, valable 3 mois »

Les exemples de droite illustrent la forme : les valeurs sont à fixer selon votre besoin.

Ce qui reste dans l'entreprise

Un cahier des charges peut décrire un procédé, un plan de site ou un projet que vos concurrents ne doivent pas connaître. La CNIL recommande, selon l'outil utilisé, d'envisager d'interdire la saisie d'informations couvertes par le secret industriel et commercial. Décrivez le besoin sans ces éléments ; vous les ajouterez dans la version envoyée aux fournisseurs, éventuellement après la signature d'un accord de confidentialité.

La documentation d'Anthropic recommande d'expliquer à l'assistant la raison d'une consigne. Ici : dire « nous changeons de prestataire parce que l'actuel ne respecte pas ses délais » l'aide à insister sur les exigences de délai et les pénalités. Une fois le cahier des charges prêt, passez à la demande de devis.