Prompts pour comparer des offres fournisseurs en tableau

Trois devis n'ont presque jamais la même présentation : l'un inclut la livraison, l'autre la facture à part, le troisième regroupe tout sur une ligne. Avant de choisir, il faut les ramener à une même base. L'assistant est efficace pour extraire les éléments de chaque offre et les ranger dans un tableau, à condition de lui interdire d'estimer ce qui manque. Pour les prompts ci-dessous, il suffit de pouvoir coller le texte des devis ou de joindre leurs fichiers.

Les calculs se vérifient toujours dans un tableur : un assistant conversationnel peut se tromper dans une addition sans le signaler.

Le prompt d'extraction et de comparaison

Tu es acheteur dans une PME. Je dois comparer [nombre] offres pour : [objet de l'achat].
Voici les offres, nommées A, B et C (noms des fournisseurs retirés) :
<offre_A>
[texte de l'offre A]
</offre_A>
<offre_B>
[texte de l'offre B]
</offre_B>
<offre_C>
[texte de l'offre C]
</offre_C>

Tâche : construis un tableau comparatif avec une colonne par offre et ces lignes :
- prix de chaque poste [liste des postes de notre demande], hors taxes ;
- livraison, installation, formation : inclus / en supplément (montant) / non mentionné ;
- délai ;
- durée de validité de l'offre ;
- conditions de paiement (acompte, délai) ;
- garantie et service après-vente ;
- engagements particuliers (pénalités, niveau de service) ;
- total hors taxes tel qu'indiqué par le fournisseur.
Règles : recopie les montants tels qu'ils figurent dans l'offre ; si une information n'y figure pas, écris « non mentionné » ; n'estime aucun prix.
Sous le tableau, liste les écarts de périmètre entre les offres et les questions à poser à chaque fournisseur pour les comparer à périmètre égal.

À vérifier : reprenez chaque montant du tableau dans l'offre d'origine. Puis recopiez les montants dans un tableur et refaites les totaux vous-même.

Calculer le coût complet

Le prix d'achat n'est qu'une partie du coût. Pour un équipement ou un contrat de plusieurs années, ajoutez ce qui se paie ensuite.

Pour chaque offre, liste les coûts qui s'ajouteront au prix d'achat sur [durée] : consommables, maintenance, abonnement, pièces d'usure, formation de nouveaux salariés, fin de contrat ou reprise du matériel.
Indique pour chaque coût s'il figure dans l'offre (avec le montant), s'il est seulement mentionné, ou s'il est absent.
Ne calcule pas de total : je le ferai dans un tableur à partir de ta liste.

Les pièges d'une comparaison

Préparer les questions de clarification

À partir du tableau, rédige un mail court pour le fournisseur [A] qui lui demande de préciser les points « non mentionné » ou ambigus de son offre : [liste].
Ne lui donne aucune information sur les autres offres.

Pourquoi les balises aident

La documentation d'Anthropic indique que des balises comme <offre_A> aident l'assistant à séparer sans ambiguïté les différents documents d'un prompt, et qu'elles réduisent les erreurs d'interprétation quand un prompt mélange instructions et contenus. C'est exactement le cas ici : sans séparation nette, l'assistant attribue parfois à une offre une ligne d'une autre.

Les offres sont confidentielles

Le prix qu'un fournisseur vous fait est une information commerciale qui lui appartient autant qu'à vous. La CNIL recommande de ne soumettre à un outil d'IA générative que les informations que l'on est autorisé à partager. Renommez les fournisseurs en A, B, C, retirez leurs coordonnées, et vérifiez qu'aucune offre ne contient de clause de confidentialité qui l'interdirait. Une fois le tableau établi, la grille de notation aide à décider sans se limiter au prix.