Prompts pour les achats en PME : du devis à la négociation

Dans une PME, les achats se font souvent sans acheteur : le dirigeant choisit le comptable et l'assureur, le chef d'atelier commande les consommables, l'assistante administrative compare trois devis de photocopieur. Ce site rassemble des prompts prêts à copier pour ces moments : exprimer le besoin, consulter des fournisseurs, comparer ce qu'ils proposent, négocier, puis suivre leur qualité dans le temps. Chaque page donne le prompt avec les éléments à remplacer entre crochets et dit ce qu'il faut vérifier dans la réponse.

Celui ou celle qui achète peut les coller dans l'assistant déjà ouvert à côté du tableau des devis, quel qu'il soit. Ils demandent à l'assistant de poser ses questions plutôt que d'inventer un prix, une référence ou une règle.

Avant de consulter

• Rédiger le cahier des charges d'un achat : besoin, exigences, critères de choix, sur une ou deux pages.
• Trouver des fournisseurs : établir les critères de recherche et vérifier ce que l'assistant propose.
• Écrire la demande de devis : un même mail pour tous les fournisseurs, pour obtenir des offres comparables.

Choisir

• Comparer les offres en tableau : mettre trois devis sur la même ligne, coût complet compris.
• Noter les offres avec une grille pondérée : décider des critères avant d'ouvrir les devis.
• Vérifier les conditions générales d'achat et de vente : les clauses à lire avant de signer.

Négocier

• Préparer une négociation fournisseur : objectifs, marges, contreparties, plan de repli.
• Écrire un mail de négociation de prix : demander mieux sans abîmer la relation.
• Répondre à une hausse de prix d'un fournisseur : demander les justifications, négocier le calendrier.
• Négocier et contrôler les délais de paiement : les plafonds légaux entre professionnels.

Suivre

• Évaluer un fournisseur : une grille annuelle simple et le compte rendu à lui envoyer.
• Faire une réclamation pour une livraison non conforme : réserves, délais, mail de réclamation.

Deux règles propres aux achats

Les règles entre professionnels existent, et l'assistant les connaît mal. Par exemple, d'après Entreprendre Service Public, le délai de paiement entre professionnels est par défaut de 30 jours après réception de la marchandise ou exécution de la prestation, et un délai convenu ne peut pas dépasser 60 jours après la date d'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit. Le Code de commerce fait des conditions générales de vente du fournisseur le « socle unique de la négociation commerciale ». Chaque page qui cite une règle renvoie à la page officielle lue ; pour un contrat important, faites relire par un juriste ou votre expert-comptable.

Une offre de fournisseur est un document confidentiel. Les prix et conditions qu'un fournisseur vous a faits ne regardent pas ses concurrents, et votre budget ne regarde pas vos fournisseurs. La CNIL recommande de ne saisir dans un outil d'IA générative que les informations que l'on est autorisé à partager, et d'envisager d'interdire les informations confidentielles comme le secret industriel et commercial, selon l'outil utilisé. Quand c'est possible, remplacez le nom des fournisseurs par « fournisseur A, B, C » avant de coller leurs offres.

Bien utiliser ces prompts

Remplacez tous les crochets : un prompt qui dit « matériel » produit une demande de devis passe-partout ; un prompt qui dit « 12 postes de travail pour un bureau d'études, livraison et installation comprises, garantie sur site » produit une demande que le fournisseur peut chiffrer. Gardez vos meilleures versions dans un document : la fois suivante, elles serviront d'exemples à l'assistant.

Pour apprendre à écrire vos propres prompts, quelle que soit la tâche, rendez-vous sur l'accueil de la famille : Promptum, écrire un bon prompt.