Prompts pour évaluer un fournisseur : critères et grille

Évaluer un fournisseur, c'est vérifier une fois par an qu'il tient ce qu'il a promis, sur des faits plutôt que sur une impression. Une grille simple de quatre ou cinq critères, des notes appuyées sur des exemples, puis un compte rendu envoyé au fournisseur : c'est suffisant pour la plupart des PME. Les prompts ci-dessous construisent la grille, aident à noter à partir de vos données et rédigent le compte rendu.

Pour comparer des offres lors d'une consultation, c'est une autre grille : voir la grille de notation des offres.

Étape 1 : construire la grille

Tu es responsable des achats d'une PME [activité].
Je veux évaluer chaque année nos principaux fournisseurs. Exemples : [types de fournisseurs, par exemple : matières premières, transport, maintenance, informatique].
Données dont je dispose : [bons de livraison, réclamations, factures, notes de l'atelier, rien de structuré].

Propose une grille commune de 5 critères au plus, avec pour chacun :
- une définition ;
- l'indicateur mesurable avec mes données (par exemple : part des livraisons à la date promise) ;
- un barème de 1 à 4 avec ce qu'il faut constater pour chaque note ;
- la source de l'information.
Ajoute une partie « conformité administrative » qui n'est pas notée mais vérifiée (oui / non).
Si un critère ne peut pas être mesuré avec mes données, dis-le et propose quoi collecter dès maintenant.

À vérifier : gardez seulement les critères que vous pouvez renseigner. Un critère noté « à l'impression » faute de données fausse toute la grille.

Les critères les plus courants

Étape 2 : noter à partir des faits

Voici la grille : [grille].
Voici les données du fournisseur [A] sur [période] :
- livraisons : [nombre total, nombre en retard, retards notables avec dates]
- réclamations : [nombre, résumé de chacune]
- échanges notables : [faits datés]
- hausses de prix : [dates, pourcentages]
Propose une note pour chaque critère selon le barème, avec le fait qui la justifie.
Signale les critères pour lesquels mes données sont insuffisantes.
Ne calcule pas de moyenne.

Étape 3 : rédiger le compte rendu au fournisseur

À partir de l'évaluation ci-dessous, rédige un compte rendu à envoyer au fournisseur [A] :
"""
[notes et faits]
"""
Structure : remerciement court ; points forts constatés (avec faits) ; points à améliorer (avec faits) ; ce que nous attendons d'ici [date] ; proposition d'un échange.
Ton factuel et respectueux. Une page au plus. Aucun jugement sans fait à l'appui.

À vérifier : chaque reproche doit être daté et documenté. « Plusieurs retards » ne permet pas au fournisseur de comprendre ; « 4 livraisons sur 22 en retard de plus de 2 jours, dont celles du JJ/MM et du JJ/MM » le permet.

La conformité administrative

Une évaluation annuelle est le bon moment pour vérifier les documents. Par exemple, la fiche officielle sur l'attestation de vigilance (justice.fr, reprise d'Entreprendre Service Public) indique que, pour un contrat d'au moins 5 000 € hors taxes, le donneur d'ordre vérifie à la signature puis tous les 6 mois jusqu'à la fin du contrat que son cocontractant est à jour de ses déclarations et cotisations sociales, au moyen de l'attestation délivrée par l'Urssaf. Votre grille peut comporter une ligne « attestation à jour : oui / non ».

Des faits, pas des personnes

Les notes de l'atelier ou du service client mentionnent souvent le nom d'un chauffeur ou d'un technicien du fournisseur. Pour évaluer l'entreprise, ces noms sont inutiles : remplacez-les par la fonction. La CNIL rappelle que même des données où le nom a été remplacé par un code restent des données personnelles, puisqu'on peut retrouver la personne par recoupement.

La documentation d'Anthropic compare l'assistant à un collaborateur brillant mais nouveau, qui ignore vos normes : donnez-lui la grille complète à chaque évaluation, plutôt que de compter sur lui pour s'en souvenir d'une fois sur l'autre.