Combien de fournisseurs consulter ?

Assez pour comparer, pas plus que vous ne pourrez lire et départager avec soin. L'essentiel est d'envoyer à tous exactement la même demande.

Peut-on demander ses conditions générales de vente à un fournisseur ?

Oui. Le Code de commerce oblige celui qui a établi des conditions générales de vente à les communiquer à tout acheteur professionnel qui les demande.

Prompts pour écrire une demande de devis à des fournisseurs

Une demande de devis bien faite décide de la qualité des offres que vous recevrez. Si chaque fournisseur comprend le besoin à sa façon, vous comparerez trois offres qui ne parlent pas de la même chose. Le prompt ci-dessous produit une demande identique pour tous, qui dit ce que l'offre doit contenir et sous quelle forme.

Cette page concerne la demande que vous envoyez à vos fournisseurs. Pour rédiger vos propres devis à vos clients, c'est un autre exercice.

Le prompt de demande de devis

Tu es acheteur dans une [type d'entreprise, taille].
Rédige un mail de demande de devis que j'enverrai, à l'identique, à [nombre] fournisseurs.

Objet de l'achat : [description précise, ou "voir cahier des charges joint"]
Quantités / volumes : [chiffres]
Lieu et conditions de livraison ou d'intervention : [adresse, accès, horaires]
Délai souhaité : [date ou délai]
Durée du contrat, s'il y en a un : [durée]

L'offre doit contenir :
- le prix détaillé par poste, hors taxes, et ce qui est inclus (livraison, installation, formation) ;
- le délai de livraison ou de démarrage ;
- la durée de validité de l'offre ;
- les conditions de paiement ;
- les garanties et le service après-vente ;
- deux références de clients comparables, si possible ;
- les conditions générales de vente du fournisseur.

Date limite de réponse : [JJ/MM/AAAA]. Contact pour les questions : [nom, fonction, mail].
Indique que toutes les questions reçues et leurs réponses seront partagées avec tous les fournisseurs consultés.
Ton : professionnel et courtois, 250 mots au plus hors liste. Vouvoiement.
Si une information manque pour que le fournisseur puisse chiffrer, pose-moi la question.

À vérifier : la demande ne doit pas laisser deviner le nom des autres fournisseurs consultés, ni le prix d'une offre déjà reçue. Et la date limite doit laisser un délai réaliste pour chiffrer.

Demander un format de réponse commun

Pour comparer facilement, demandez aux fournisseurs de remplir un tableau commun en plus de leur offre.

Prépare un tableau de réponse à joindre à la demande de devis, avec une ligne par élément à chiffrer : [liste des postes].
Colonnes : désignation, quantité, prix unitaire HT, total HT, délai, commentaire.
Ajoute en dessous les lignes : frais de livraison, frais d'installation, remise éventuelle, total général HT, durée de validité de l'offre.

Ce tableau vous servira ensuite pour comparer les offres.

Répondre aux questions des fournisseurs

Un fournisseur consulté pose la question suivante : "[question]".
Notre réponse : [réponse].
Rédige un mail court adressé à tous les fournisseurs consultés, qui reprend la question sans dire qui l'a posée, et donne la réponse.

Partager les réponses avec tous évite qu'un fournisseur parte sur une hypothèse que les autres n'ont pas.

Relancer un fournisseur qui n'a pas répondu

Le fournisseur [A] n'a pas répondu à notre demande de devis du [JJ/MM/AAAA], date limite le [JJ/MM/AAAA].
Rédige une relance courte (60 mots au plus) qui demande s'il compte répondre, rappelle la date limite et propose un échange téléphonique s'il a des questions.

Ce qu'une demande de devis doit préciser

Élément	Ce qui arrive s'il manque
Quantités et volumes	Chaque fournisseur chiffre une hypothèse différente
Ce qui est inclus	Une offre paraît moins chère parce qu'elle oublie l'installation
Durée de validité	Le prix change au moment de commander
Conditions de paiement	Vous découvrez un acompte de 50 % à la commande
Date limite	Les réponses arrivent au fil de l'eau, la comparaison traîne
Conditions générales de vente	Vous signez sans connaître les clauses du fournisseur

Le Code de commerce (article L441-1) prévoit qu'un professionnel qui a établi des conditions générales de vente doit les communiquer à tout acheteur qui les demande pour son activité professionnelle, et qu'elles comprennent notamment les conditions de règlement et les éléments de détermination du prix. Demandez-les dès la consultation.

Avant de coller votre cahier des charges

Pour rédiger, l'assistant a besoin de la description du besoin, pas de vos marges ni du budget plafond que vous ne comptez pas révéler. La CNIL recommande de ne saisir que ce qu'on est autorisé à partager : gardez hors de l'assistant le prix que vous payez aujourd'hui à votre fournisseur actuel s'il est couvert par un accord de confidentialité.