Prompts pour une grille de notation des offres fournisseurs

Une grille de notation sert à choisir un fournisseur pour de bonnes raisons, et à pouvoir expliquer ce choix. Le principe : quelques critères, un poids pour chacun, un barème qui dit ce que vaut chaque note, puis une note argumentée par offre. L'assistant aide à construire la grille et à repérer les incohérences ; la note finale reste votre décision.

Cette page traite du choix entre plusieurs offres lors d'une consultation. Pour juger un fournisseur déjà en place, voir évaluer un fournisseur.

Étape 1 : choisir les critères et leur poids

Tu es acheteur dans une PME. Nous allons choisir un fournisseur pour : [objet de l'achat, durée du contrat].
Ce qui compte pour nous : [par exemple : fiabilité des délais, qualité du SAV, proximité, prix].
Ce qui nous a posé problème avec le fournisseur précédent : [problèmes, ou "premier achat"].

Propose une grille de 4 à 6 critères au plus, avec pour chacun :
- une définition d'une phrase ;
- un poids en pourcentage (total 100 %) et la raison de ce poids ;
- les éléments de l'offre qui permettront de noter ce critère.
Distingue les critères de notation des exigences éliminatoires (une offre qui ne les remplit pas est écartée sans être notée).
Pose-moi tes questions si tu as besoin de savoir ce qui compte le plus.

À vérifier : un critère qu'on ne peut pas noter à partir de l'offre (« sérieux du fournisseur ») doit être traduit en élément vérifiable (références, attestation, délai de garantie) ou retiré.

Étape 2 : écrire le barème

Sans barème, une note de 3 sur 5 ne veut rien dire et deux personnes notent différemment.

Pour chaque critère de la grille, écris un barème de 0 à 5 : ce qu'il faut constater dans l'offre pour obtenir 0, 1, 3 et 5.
Exemple de forme pour le critère « délai » : 5 = délai inférieur ou égal à [X] jours avec pénalités prévues ; 3 = délai inférieur ou égal à [Y] jours sans pénalités ; 0 = délai non précisé.
Pour le prix, propose une formule simple qui donne 5 à l'offre la moins chère et une note proportionnelle aux autres, et montre-moi le calcul sur un exemple fictif.

À vérifier : testez la formule de prix dans un tableur sur vos vraies offres. Une formule mal choisie peut écraser ou exagérer les écarts.

Étape 3 : noter chaque offre avec ses justifications

Voici la grille et le barème :
"""
[grille]
"""
Voici le tableau comparatif des offres A, B et C :
"""
[tableau]
"""
Pour chaque offre et chaque critère, propose une note selon le barème et cite l'élément de l'offre qui la justifie.
Si l'offre ne permet pas de noter un critère, écris « information manquante » au lieu de donner une note.
Ne calcule pas la note finale : je la calculerai dans le tableur.

Étape 4 : contrôler les biais

Voici les notes que nous avons attribuées et notre choix provisoire : [notes, choix].
Joue le rôle d'un contrôleur exigeant. Signale :
- les notes qui ne correspondent pas au barème ;
- les critères où l'écart entre offres est si faible qu'il ne devrait pas décider ;
- ce qui changerait si le poids du prix variait de 10 points.

Exemple de grille, à adapter

Exemple : une PME choisit un prestataire de maintenance informatique pour trois ans.

Les poids de cet exemple sont une illustration, pas une recommandation.

Côté exigences éliminatoires, pensez aux vérifications administratives : pour un contrat d'au moins 5 000 € hors taxes, la fiche officielle sur l'attestation de vigilance indique que le donneur d'ordre doit vérifier, à la signature puis tous les 6 mois jusqu'à la fin du contrat, que son prestataire est à jour de ses déclarations et cotisations sociales.

Pourquoi demander les justifications

La documentation d'Anthropic recommande d'être précis sur le format de sortie et les contraintes souhaités. Exiger « une note et l'élément qui la justifie » oblige l'assistant à s'appuyer sur l'offre plutôt que sur une impression, et vous permet de vérifier chaque note en quelques secondes.

Noter sans livrer les dossiers des candidats

Les références clients, les CV des techniciens proposés ou les attestations jointes aux offres n'ont pas besoin d'entrer dans l'assistant pour être notés : résumez-les (« trois références dans notre secteur, dont une à moins de 50 km »). La CNIL recommande d'éviter de saisir des données personnelles dans un outil d'IA générative grand public, et les noms de clients d'un fournisseur font partie de ce qu'il vous a confié.